Chắc hẳn bạn đã biết đến Gmail, và nhiều khả năng bạn cũng đang sử dụng Gmail như 1 tài khoản chính của mình. Vậy bạn có biết cách tận dụng hết sức mạnh của Gmail để tăng hiệu quả làm việc của mình lên tối đa chưa? Nhất là khi công việc của bạn phải xoay quanh rất nhiều về email, mỗi ngày bạn dành 3-4h đồng hồ để xử lý email? Hi vọng những chiêu dưới đây (nếu bạn chưa biết) sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá được thời gian cũng như phát huy hết sức mạnh của Gmail – hệ thống email tốt nhất thế giới!
- Send and Archive: Khi bạn bật chế độ hiển thị nút Send and Archive trong Settings, kế bên nút Send thông thường sẽ có thể lựa chọn này. Đây là cách để bạn gởi email và đồng thời archive luôn email này. Nói chung gom 2 bước thành 1.
Nếu bạn là người có thói quen zero-inbox và dọn dẹp email (những thói quen hữu ích để quản lý email hiệu quả), thì bạn sẽ thấy việc Send & Archive này cực kỳ tiện dụng. Giống cảm giác gởi xong là cất đi luôn, nhẹ nhõm lắm! - Auto Advance Email: Cũng trong settings sẽ có chế độ này để khi bạn xử lý xong 1 email, thay vì ra lại inbox thì Gmail sẽ load cái email tiếp theo để bạn tiếp tục “xử”. Khi đó bạn đỡ phải click chuột vòng vòng.
- Canned Response: là những mẫu email bạn soạn sẵn cho những tình huống hay gặp (xác nhận cuộc hẹn, từ chối vấn đề gì đó, email thông báo cho khách hàng, …). Bạn chỉ cần mở option lúc soạn email để Chọn 1 canned response đã có hoặc lưu nội dung hiện tại thành 1 canned response.
- Phím tắt: có nhiều phím tắt giúp dọn dẹp hộp thư hiệu quả, ví dư như Shift + * + U sẽ select hết những email Unread, sau đó nhấn E để Archive tất cả những email vừa chọn. Đây là bước mình thường dùng để dọn 1 loạt nhưng email ko quan trọng ko cần mở ra (nhìn title là hiểu rồi).
Ah chia sẻ thêm nếu bạn mở công ty, có tên miền riêng và muốn dùng địa chỉ tenban@tencongty.com, hãy dùng Google Apps For Works nhe. Lý do bởi vì:
- Chi phí 5$/email/tháng co vẻ đắt, nhưng nếu bạn tự setup hệ thống server thì chi phí cũng chưa hẳn là rẻ hơn
- Email cực kỳ quan trọng với business, Google có thể đảm bảo 99.9999% thời gian email bạn hoạt động ổn. Còn server email riêng thì không. Server mà đảm bảo được thì thật ra cũng ko ..rẻ lắm.
- Tỉ lệ email gởi ra đến được inbox cao hơn những hệ thống server ko được xác thực, hoặc tệ hơn bị những công ty khác gởi email spam nên bị blacklist làm mình bị họa lây.
- Nhanh chóng và đỡ phải suy nghĩ. Chỉ cần đăng ký và sử dụng thôi, ko cần làm thêm gì hết.
Hi vọng bạn có thể sử dụng Gmail hiệu quả nhất.
