Sáu phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Có lẽ bạn cũng như nhiều người khác, cảm thấy một ngày 24 tiếng đồng hồ là quá ít ỏi. Tôi đã thấy nhiều bạn cầu mong mỗi ngày có được 30 tiếng, 36 tiếng thậm chí là 48 tiếng để có thể giái quyết hết công việc. Nhưng mà 24 giờ mỗi ngày là tài sản mà chúng ta đều có như nhau, và bởi vì chúng ta không thể xin thêm nên cách duy nhất là phải sử dụng 24 giờ này thật sự hiệu quả, hay nói cách khác bạn phải tìm cách để quản lý thời gian của mình để đem lại giá trị lớn nhất.

Dưới đây là một số cách tôi sử dụng để giúp quản lý thời gian mỗi ngày hiệu quả nhất.

1. Đừng phung phí thời gian:

Có vẻ việc này là quá hiển nhiên đúng không? Tôi cũng đã thường tốn rất nhiều thời gian lang thang surf web, đọc comment trên blog, viếng blog bạn bè, vào xem email liên tục, đi dạo từ trang này sang trang khác để kiếm thú tiêu khiển. Nhưng rồi một ngày tôi nhận ra đó chính là những việc vô bổ ngốn thời gian quý báu của tôi nhiều nhất.

Từ đó tôi phải thẳng thừng loại bỏ những thứ làm tôi xao lãng, mất tập trung để dành những giây phút đó giải quyết những chuyện hệ trọng hơn

2. Luôn đem theo trong mình một cuốn sổ

Để khi tôi đi xe bus, hoặc phải ngồi chờ đợi xếp hàng thì tôi có sẵn quyển sổ để lôi ra, viết những ý tưởng vừa nãy ra trong đầu, cũng như lên kế họach chuẩn bị cho những việc cần làm .. và đôi khi còn có thể tranh thủ viết sườn cho những bài blog tôi sắp đăng

3. Luôn sử dụng Lịch làm việc:

Tôi thường cố nhớ hết những thứ mình cần phải làm trong đâu và cố gắng giải quyết hết mọi thứ càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên với khối lượng công việc điều hành cùng lúc hai công ty tôi cảm thấy không thể theo dõi hết mọi thứ cần làm. Nhất là khi thảo luận với khách hàng, tôi không chắc chắn được khi nào  mình sẽ rảnh rỗi trong tương lại để có thể bắt tay vào dự án đó. Trừ phi tôi có trong tay một quyển lịch ghi chú thời gian công việc. Tôi chỉ cần nhìn vào là biết thời gian nào phải làm gì, dự án nào phải làm từ đâu tới đâu. Để tiện dụng hơn, tôi xài chương trình Calendar trong iphone mà tôi mang theo hàng ngày để có thể chỉ cần chạm vài nút là có thể biết được ngay lịch làm việc trong tuần nay, tháng này và cả năm nay.

Tôi đã tạo được thói quen lên kế họach trước cho mọi chuyện từ rất sớm .. để khi cần xem một ngày nào đó trong tương lai là tôi biết ngay thời gian đó mình phải làm gì.

Vì thế tôi cũng giảm được khá nhiều stress khi cố nhớ hết mọi thứ trong đầu, và cũng có cái nhìn sáng sủa hơn về những kế hoạch sắp tới để ước lượng thời gian hoàn thành cho từng công việc

4. Làm việc mọi lúc mọi nơi:

Gần đây tôi đã chuyển sang sử dụng những công cụ online như là Gmail, Google Documents, và WordPress để có thể làm việc trên bất cứ máy tính nào chứ không chí là desktop ở nhà. Tôi thường soạn những bản dịch nháp trên Google docs để có thể làm việc khi ở nhà rồi tiếp tục dịch tiếp khi lên công ty mà không phải tốn công sức chép vào thẻ nhớ để chuyển dữ liệu.  Hoặc khi tôi qua nhà bạn bè chơi, tôi cũng có thể mượn máy tính của họ, vào net và có thể tiếp tục truy cập những công việc còn đang dang dở.

Thậm chí email của công ty tôi cũng được xài trên nền tảng Gmail cho nên tôi gần như có thể check mail được ở bất cứ máy tính nào và nó giúp tôi tiết kiệm được vô số thời gian thừa thải như trước khi không có những dữ liệu cần thiết cho công việc vào những lúc nhàn rỗi.

5. Chia công việc thành những phần nhỏ:

Như vậy giúp tôi khi chỉ có một phút thì tôi cũng có ngồi vào máy tính và nhanh chóng giải quyết một việc gì đó cho xong. Những việc nhỏ nhặt như vậy khi được giải quyết từ từ đều giúp tôi tíên tới hoàn thành công việc lớn cần làm.

6. Phải tập nói không

Đối với tôi đây là một việc .. rất khó. Việc gì tôi cũng muốn làm, ai nhờ vả gì tôi cũng muốn giúp. Rồi kết cục tôi ôm một đống việc mà không thể làm hết. Nhưng khi từ từ tập được việc nói Không cho những yêu cầu, tôi cảm thấy chuyện đó cũng không thật sự quá khó khăn.

Mặc dù đang áp dụng tất cả những cách trên nhưng thật sự tôi vẫn cảm thấy khó khăn trong việc quản lý quỹ thời gian hiện có thật sự hiệu quả. Bạn có bí quyết nào khác có thể gợi ý cho tôi không?

Xem thêm: Mindmap về quản lý thời gian hiệu quả